כללי מפתח להצלחתו של פרוייקט

 

פרוייקט מוצלח הוא כזה שכל בעלי העניין בו יצאו שבעי רצון. זו משימה מאוד לא פשוטה שלעיתים מצריכה תמרון בין ניגודי אינטרסים של בעלי עניין וגורמים שונים המעורבים בפרוייקט ושאר מיני אילוצים והפתעות בלתי מתוכננות שצצות לאורך הפרוייקט. כל פרויייקט הוא ייחודי מבחינת מטרותיו, הגורמים המעורבים ועוד אי אילו משתנים המעורבים בפרוייקט. מנהל הפרוייקט נדרש לתפקד כמנצח על תזמורת שיודע מתי כל כלי צריך לנגן, באיזה עוצמה ובאיזה מינון. תפקידו של מנהל הפרוייקט הוא לסנכרן בין כל הגורמים המעורבים ולגרום להם לנגן יחד בצורה מיטבית ולהגיע אל המטרות תוך כדי שמירה על איכות הפרוייקט, לוחות הזמנים והתקציב.

כדי לנהל פרוייקט בצורה טובה חשוב ביותר להקפיד על מספר כללי מפתח שמשפרים את הסיכויים להצלחתו. כלים שונים כגון: מעקב שוטף אחר לוחות הזמנים, תכולות ובקרה תקציבית הנם כלי ניהול אלמנטריים בכל פרוייקט אבל הם כשלעצמם אינם מבטיחים לנו הצלחה בפרוייקט. יש לא מעט ידע, ניסיון והבנה שרכשתי במשך השנים, שעשויים לתרום משמעותית להצלחתו של הפרוייקט. להלן רשימה של דגשים שמהווים עבורי קו מנחה בניהול של פרוייקט:

 

• הגדרה ברורה של הדרישות. הקפדה על אפיון ברור שיאפשר לכל המעורבים להבין מה בדיוק הולך להתבצע ואיך יראו הדברים

 

• תאום ציפיות מלא בין כל המעורבים תוך כדי ניסיון כנא לתת מענה לנושאים העולים מהגורמים המעורבים בפרוייקט

 

• ירידה לפרטים הכי קטנים. נקודה זו מאפשרת לנו למנוע אי הבנות עתידיות ותמנע צורך בשינויים יקרים בהמשך הדרך

 

• שיתוף מלא של הגורמים שעבורם נועד הפרוייקט. הכוונה היא לא למשתמשי קצה בפרוייקטי B2C ששם מומלץ לבצע מבחני שימושיות. אם לא נשתף ונתייעץ עם המשתמשים העתידיים יש סיכוי גדול ששיתוף הפעולה מצידם יהיה בעייתי כאשר נבוא להציג ולהטמיע אצלם את המערכת

 

• הגדרת תכולות ברורות ובמנות סבירות כך שקל יהיה לעקל. ראיתי כבר לא פעם ניסיונות להגיע לקו הסיום של פרוייקט עם כל החזון. לפרוייקט תוכנה או אינטרנט חבייב להיות Roadmap ברור שמגדיר את פרישת המאפיינים וגרסאות עתידיות. אם לא עושים זאת נכון יש סיכוי גדול שיהיו עיכובים משמעותיים ויקרים, הבדיקות הופכות למאוד ארוכות.

 

• חלוקה נכונה לאבני דרך שתאפשר בחינה ומדידה של ההתקדמות. אבני הדרך מאפשרות לנו להגיע לצמתים בהם ניתן לקבל החלטות לגבי ההמשך ולנהל סיטואציות בלתי צפויות

 

• עמידה בלוחות זמנים, כלל זה מתחבר לנושאים הקודם ומאפשר לרוץ קדימה. ככל שהפרוייקט מתעכב אנו עשויים למצוא עצמנו בהסתבכויות שגוררות עוד הסתבכויות. צריך להבין שהסביבה העסקית משתנה ולעיתים תוך כדי פרוייקט משתנות הדרישות. זהו דבר לגיטימי אך עושי להיות יקר ויכול לגרום לשרשרת של שינויים שתכניס אותנו למדרון חלקלק

 

• הקפדה על בדיקות קבלה ורצוי מוקדם ככל האפשר. כל עוד הפרוייקט בפיתוח יותר קל לנו לטפל בתקלות. טיפול בתקלות ייצור הנו דבר מסובך ומורכב יותר. לכן חשוב למצוא את כל התקלות שרק ניתן לפני שהפרוייקט עולה לייצור